Οδηγοί

Στις οδικές αποστολές, πολλές καθυστερήσεις ξεκινούν στο στάδιο των εγγράφων και όχι στη διαδρομή. Επειδή τα απαιτούμενα έγγραφα εξαρτώνται από το φορτίο και τη χώρα προορισμού, είναι προτιμότερο να τα ελέγξετε μαζί με τον μεταφορέα πριν από την αποστολή.

Συχνά απαιτούμενα έγγραφα

• Τιμολόγιο: Δείχνει τον αγοραστή, την περιγραφή και την αξία των αγαθών.
• Κατάλογος συσκευασίας: Περιλαμβάνει κιβώτια, παλέτες, βάρος και διαστάσεις. Πρέπει να συμφωνεί με το τιμολόγιο.
• CMR: Είναι το έγγραφο διεθνούς οδικής μεταφοράς.
• Έγγραφα εξαγωγής: Ανάλογα με το είδος φορτίου μπορεί να απαιτούνται πρόσθετα έγγραφα ή άδειες.

Η λίστα είναι γενική ενημέρωση. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις για το φορτίο σας με τον εκτελωνιστή σας και από επίσημες ανακοινώσεις.

Σύντομος έλεγχος πριν από τη φόρτωση

1. Συμφωνούν οι ποσότητες στο τιμολόγιο και στον κατάλογο συσκευασίας;
2. Είναι ίδια η επωνυμία και η διεύθυνση του παραλήπτη σε όλα τα έγγραφα;
3. Συμφωνούν βάρη και διαστάσεις με όσα δηλώθηκαν στον μεταφορέα;
4. Χρειάζεται ειδικό έγγραφο ή άδεια για το προϊόν;

Πότε ενημερώνετε τον μεταφορέα;

Η αποστολή των στοιχείων πριν από την ημέρα φόρτωσης δίνει χρόνο για προγραμματισμό οχήματος και έλεγχο εγγράφων. Κάθε αλλαγή της τελευταίας στιγμής σε βάρος, διεύθυνση ή προϊόν πρέπει επίσης να γνωστοποιείται.

Το «έχουμε δύο παλέτες» ξεκινά μια συζήτηση, αλλά για τον σχεδιασμό χρειάζονται και διαστάσεις, βάρος και τρόπος φόρτωσης. Με τα παρακάτω βήματα συγκεντρώνετε τα στοιχεία σε ένα μήνυμα. Για κάτι που δεν έχει μετρηθεί, γράψτε «προς επιβεβαίωση» αντί να παρουσιάσετε μια εκτίμηση ως βεβαιότητα.

1. Μετρήστε χωριστά τις μονάδες μεταφοράς

Βασιστείτε στην εξωτερική μονάδα που παραδίδετε στον μεταφορέα: παλέτα, κιβώτιο, ξύλινο κιβώτιο ή ασυσκεύαστο τεμάχιο. Ομαδοποιήστε μονάδες ίδιων διαστάσεων και βάρους σε μία γραμμή και καταγράψτε χωριστά τις διαφορετικές.

• Αν σε δύο παλέτες βρίσκονται συνολικά 40 κιβώτια, «2 παλέτες με συνολικά 40 κιβώτια» είναι η σωστή περιγραφή. Μην παρουσιάζετε τις δύο παλέτες και τα 40 κιβώτια ως ανεξάρτητα φορτία.
• Αν υπάρχουν και κιβώτια εκτός παλέτας, αναφέρετέ τα χωριστά.
• Περιγράψτε καθαρά φορτία που προεξέχουν από την παλέτα, έχουν ακανόνιστο σχήμα ή πρέπει να μεταφέρονται ως ένα τεμάχιο.

Έτσι δεν συγχέεται ο συνολικός αριθμός κιβωτίων με τις μονάδες που φορτώνονται στο όχημα.

2. Μετρήστε τις εξωτερικές διαστάσεις συσκευασίας

Για κάθε μονάδα, καταγράψτε πλάτος × μήκος × ύψος σε εκατοστά. Συμπεριλάβετε παλέτα, προστατευτική συσκευασία και προεξέχοντα μέρη. Μην χρησιμοποιείτε μόνο τις διαστάσεις καταλόγου του προϊόντος.

Το ύψος μετριέται από την κάτω επιφάνεια της παλέτας που πατά στο δάπεδο μέχρι το υψηλότερο σημείο του φορτίου. Αν προστεθεί κιβώτιο ή συσκευασία, ελέγξτε ξανά τις τελικές διαστάσεις αφού ολοκληρωθεί η συσκευασία.

Για τον όγκο, πολλαπλασιάστε τις τρεις διαστάσεις σε εκατοστά και διαιρέστε με 1.000.000. Το αποτέλεσμα είναι ο όγκος μίας μονάδας σε κυβικά μέτρα. Πολλαπλασιάστε με τον αριθμό όμοιων μονάδων για τον συνολικό όγκο.

Παράδειγμα: Δύο παλέτες διαστάσεων 120 × 80 × 150 cm η καθεμία έχουν όγκο 1,44 m³ ανά παλέτα και συνολικά 2,88 m³. Πρόκειται μόνο για παράδειγμα υπολογισμού όγκου. Η επιλογή οχήματος και η τιμή μεταφοράς δεν εξαρτώνται μόνο από τα κυβικά μέτρα.

3. Δηλώστε μικτό βάρος και κατανομή

Μικτό βάροςείναι το συνολικό βάρος προϊόντος, συσκευασίας και παλέτας. Αν είναι δυνατόν, δηλώστε χωριστά το μικτό βάρος κάθε μονάδας και το σύνολο της αποστολής. Αν γνωρίζετε μόνο το βάρος προϊόντος, σημειώστε ότι είναι καθαρό βάρος.

Αν δύο παλέτες ζυγίζουν από 320 kg μαζί με τη συσκευασία, το συνολικό μικτό βάρος είναι 640 kg. Αν η μία είναι βαρύτερη, δώστε χωριστά βάρη αντί μέσου όρου. Αν δεν έχει γίνει ζύγιση, σημειώστε «εκτίμηση» και ενημερώστε αργότερα με την ακριβή τιμή.

4. Προσθέστε συνθήκες στοίβαξης και φόρτωσης

Πριν δηλώσετε «στοιβάζεται», επιβεβαιώστε βάσει προϊόντος και συσκευασίας ότι επιτρέπεται άλλο φορτίο από πάνω. Γνωστοποιήστε το επιτρεπόμενο επάνω βάρος ή τον αριθμό στρώσεων, αν είναι γνωστά. Αν δεν είναι, δηλώστε το καθαρά.

Αναφέρετε επίσης ευθραυστότητα, ανάγκη όρθιας μεταφοράς ή πρόσβασης από επάνω ή από το πλάι. Μια φωτογραφία βοηθά την περιγραφή, αλλά δεν αντικαθιστά διαστάσεις και βάρος.

5. Κατάλογος στοιχείων για αποστολή σε ένα μήνυμα

• Διαδρομή: Χώρα φόρτωσης και παράδοσης, πόλη, ταχυδρομικός κώδικας.
• Φορτίο: Περιγραφή προϊόντος και είδος συσκευασίας.
• Ποσότητα και διαστάσεις: Αριθμός μονάδων και πλάτος × μήκος × ύψος σε cm για κάθε διαφορετική ομάδα.
• Βάρος: Μικτό βάρος ανά μονάδα και συνολικά σε kg· σημειώστε αν πρόκειται για εκτίμηση.
• Στοίβαξη: Επιτρέπεται, δεν επιτρέπεται ή προς επιβεβαίωση· γνωστοί περιορισμοί.
• Πρόγραμμα: Ημερομηνία ετοιμότητας φορτίου και γνωστές ώρες φόρτωσης/παράδοσης.
• Πρόσβαση: Γνωστές συνθήκες ράμπας, εξοπλισμού ή εισόδου οχήματος.

Για τη συγκέντρωση στοιχείων πρόσβασης οχήματος, χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου διευθύνσεων φόρτωσης και παράδοσης . Στείλτε τα στοιχεία μέσω των καναλιών επικοινωνίας μας και ενημερώστε στην ίδια συνομιλία για μεταγενέστερες αλλαγές διαστάσεων, βάρους ή διεύθυνσης.

Μια σωστά γραμμένη διεύθυνση δεν αρκεί για να εξασφαλιστεί ότι το σημείο φόρτωσης ή παράδοσης είναι κατάλληλο για το όχημα. Η πύλη αποθήκης, η οδός προσέγγισης και οι ώρες παραλαβής μπορεί να διαφέρουν ακόμη και στην ίδια εγκατάσταση. Ελέγξτε τα παρακάτω για αποστολέα και παραλήπτη και γνωστοποιήστε τα στον προγραμματισμό μεταφοράς.

1. Ξεχωρίστε την εταιρική διεύθυνση από την είσοδο οχήματος

Ξεκινήστε με επωνυμία, πλήρη διεύθυνση, ταχυδρομικό κώδικα και πόλη. Μην θεωρείτε ότι η διεύθυνση τιμολογίου είναι ίδια με τη διεύθυνση αποστολής. Αν η αποθήκη παραλαβής ή παράδοσης διαφέρει, αναφέρετέ το χωριστά.

• Από ποια πύλη θα εισέλθει το όχημα; Υπάρχει αριθμός πύλης ή κωδικός αποθήκης;
• Η θέση στον χάρτη δείχνει την κύρια είσοδο ή την πύλη φόρτωσης;
• Είναι γνωστός ο υπεύθυνος εισόδου και το τηλέφωνό του;
• Χρειάζεται αναφορά παραγγελίας, παράδοσης ή ραντεβού για τον οδηγό;

Στείλτε τον σύνδεσμο χάρτη μαζί με την πλήρη διεύθυνση. Αν αλλάξει η πύλη ή διορθωθεί η διεύθυνση, ενημερώστε και τον υπεύθυνο σχεδιασμού μεταφοράς, όχι μόνο τον παραλήπτη.

2. Επιβεβαιώστε τους περιορισμούς εισόδου οχήματος

Μάθετε την οδό προσέγγισης και τους όρους εισόδου από τον υπεύθυνο αποθήκης ή εγκατάστασης. Το ότι έχει ξαναέρθει φορτηγό δεν αρκεί απαραίτητα για το όχημα που προγραμματίζεται.

Γνωστοποιήστε γνωστά ύψη και πλάτη πύλης, στενές στροφές, περιορισμούς βάρους ή μήκους οχήματος, ώρες εισόδου και διαδικασίες ασφαλείας. Μην δίνετε οριστική τιμή για μη επιβεβαιωμένες διαστάσεις ή όρια. Τα στοιχεία πρέπει να αξιολογούνται μαζί με τα χαρακτηριστικά του οχήματος.

Αν υπάρχουν τοπικοί περιορισμοί πρόσβασης ή κανόνες εγκατάστασης, επιβεβαιώστε την ισχύουσα κατάσταση με το αρμόδιο σημείο. Γνωστοποιήστε νέους περιορισμούς καταλληλότητας του οχήματος πριν από την ημέρα φόρτωσης.

3. Διευκρινίστε τη ράμπα και τον εξοπλισμό

Η φόρτωση και η εκφόρτωση δεν γίνονται απαραίτητα με τον ίδιο τρόπο. Συγκεντρώστε χωριστά στοιχεία και για τα δύο σημεία:

• Υπάρχει ράμπα και έχει επιβεβαιωθεί η συμβατότητα με το προγραμματισμένο όχημα;
• Η φόρτωση θα γίνει από πίσω, από το πλάι ή από επάνω;
• Χρειάζεται περονοφόρο, γερανός ή άλλος εξοπλισμός; Ποιος τον παρέχει;
• Έχει ελέγξει η εγκατάσταση ότι ο εξοπλισμός είναι κατάλληλος για το βάρος και τη συσκευασία;
• Θα είναι έτοιμη η ομάδα εργασίας την καθορισμένη ώρα;

Αν δεν υπάρχει ράμπα ή εξοπλισμός, μην υποθέτετε ότι θα βρεθεί αυτόματα λύση στο όχημα. Οι απαραίτητες ρυθμίσεις πρέπει να συζητηθούν εκ των προτέρων με τον μεταφορέα και την εγκατάσταση.

4. Καταγράψτε το ραντεβού χωριστά από το ωράριο

Το ότι μια εγκατάσταση είναι ανοιχτή δεν σημαίνει ότι φορτώνει ή παραλαμβάνει εμπορεύματα σε όλες αυτές τις ώρες. Καταγράψτε χωριστά ωράριο, ώρες αποδοχής οχημάτων και τυχόν συγκεκριμένο ραντεβού.

Διευκρινίστε ποιος κλείνει το ραντεβού, ποια αναφορά απαιτείται στην είσοδο και ποιος ενημερώνεται σε αλλαγή. Δηλώστε ότι η ώρα είναι τοπική. Για Σαββατοκύριακα, αργίες ή προγραμματισμένο κλείσιμο, επιβεβαιώστε και με τα δύο σημεία.

Το ραντεβού είναι στοιχείο προγραμματισμού, όχι εγγύηση χρόνου παράδοσης ανεξάρτητα από τις συνθήκες διαδρομής. Αν αλλάξει το πρόγραμμα, η νέα ώρα πρέπει να επιβεβαιωθεί ξανά με τα εμπλεκόμενα μέρη.

5. Ετοιμάστε σύντομο δελτίο για κάθε διεύθυνση

1. Εγκατάσταση και σημείο: Εταιρεία, πλήρης διεύθυνση, ταχυδρομικός κώδικας, κωδικός πύλης ή αποθήκης.
2. Επικοινωνία: Υπεύθυνος και τηλέφωνο προσβάσιμο κατά την εργασία.
3. Πρόσβαση οχήματος: Γνωστοί περιορισμοί διαστάσεων, βάρους, ωραρίου ή προσέγγισης.
4. Διαδικασία φόρτωσης: Ράμπα, κατεύθυνση φόρτωσης, εξοπλισμός και υπεύθυνο μέρος.
5. Χρόνος: Ώρες υποδοχής οχημάτων, ραντεβού, αναφορά και υπεύθυνος αλλαγών.
6. Εκκρεμότητες: Στοιχεία που δεν έχουν επιβεβαιωθεί και ο αρμόδιος για την επιβεβαίωση.

Ετοιμάστε το δελτίο αυτό μαζί με τα στοιχεία ποσότητας, διαστάσεων και βάρους του φορτίου . Πριν από τη μεταφορά μπορείτε να το στείλετε μέσω των καναλιών επικοινωνίας μας και να ενημερώσετε στην ίδια συνομιλία για αλλαγές εισόδου ή ραντεβού.